Privacyverklaring

Wie we zijn en welke rol we hebben

DocentDesk is een dienst van Basepay B.V., gevestigd aan Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam (KvK 42081353, btw-nr NL869620174B01). Vragen over privacy? Mail naar hallo@docentdesk.nl.

We hebben twee rollen. Voor de gegevens van docenten (je account, je abonnement, je gebruik van de site) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor het leerlingwerk dat je uploadt is de school of het bevoegd gezag verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: we verwerken dat werk alleen om jouw nakijkopdracht uit te voeren. Zie ook de verwerkersovereenkomst.

Leerlingwerk kan gegevens van minderjarigen bevatten. De school of het bevoegd gezag draagt als verwerkingsverantwoordelijke de grondslag voor die verwerking. Om gegevens te minimaliseren biedt DocentDesk een PII-vrije werkwijze: leerlingen kun je overal aanduiden met labels of nummers in plaats van namen.

Welke gegevens we verwerken

• Account: e-mailadres, versleuteld wachtwoord en je instellingen (zoals naam, school, standaard-normering en bewaartermijn).
• Toetsinhoud: vragen, modelantwoorden, rubrics en kalibratievoorbeelden die je invoert.
• Leerlingwerk: geüploade scans, de daaruit uitgelezen tekst, scores en feedback. Leerlinglabels kunnen PII-vrij zijn (nummers of labels); een naam is nergens verplicht.
• Betalingen: je abonnementsstatus en factuurgegevens via Stripe. Wij slaan zelf geen kaart- of rekeninggegevens op.
• Hulp-chat: de vragen die je aan Robin stelt, om ze te beantwoorden. We gebruiken ze niet voor profilering.
• Technisch: foutmeldingen en beperkte technische logs om storingen op te lossen.

Vrije-tekstantwoorden van leerlingen kunnen onbedoeld bijzondere persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld over gezondheid of geloof). DocentDesk vraagt of leidt zulke gegevens nooit actief af en verwerkt ze niet voor een ander doel dan het nakijken. Gebruik waar mogelijk de PII-vrije werkwijze.

Waarvoor en op welke grondslag

• Het leveren van de dienst (nakijken, resultaten, exports, support): uitvoering van de overeenkomst, of de verwerkersopdracht namens de school.
• Betalingen en administratie: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) plicht.
• Service-mails zoals een welkomstmail, proefperiode-herinnering en gebruikslimiet-melding: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Onboarding-tips kun je negeren; we sturen geen nieuwsbrieven zonder toestemming.
• Foutmonitoring en beveiliging: gerechtvaardigd belang (een werkende, veilige dienst).

Hoe de AI-verwerking werkt

Voor een nakijksuggestie sturen we de relevante scans, de vraag en jouw rubric naar onze AI-aanbieder, en voor de hulp-chat je vraag plus de helpteksten. We gebruiken hiervoor Mistral AI met verwerking in de EU.

• Leerlingwerk wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
• De AI doet alleen voorstellen; de docent beoordeelt elk voorstel inhoudelijk en beslist zelf. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen plaats; de docent houdt betekenisvol menselijk toezicht.
• Scans worden gedeeld via tijdelijke, afgeschermde links die kort geldig zijn.

Integriteitssignalen bij online afnemen

Neemt je school een toets online af via DocentDesk, dan leggen we tijdens de afname een aantal integriteitssignalen vast, zodat de docent kan zien of een leerling het toetsvenster verlaat. Concreet: het wisselen van tabblad of venster, het verlaten van volledig scherm, kopieer-/plak- en rechtermuisklik-pogingen, en een apparaat- of netwerkwissel. Daarbij bewaren we de browser (user-agent), de schermresolutie en een gehasht IP-adres (we slaan het IP zelf niet op; de hash dient alleen om een netwerkwissel te signaleren).

• Geen camera, microfoon of biometrie. Geen gezichts- of emotieherkenning.
• De signalen zijn een hulpmiddel voor de docent, geen bewijs van fraude en geen geautomatiseerde besluitvorming.
• De school is hierbij verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken in opdracht. De signalen worden bij de inlevering bewaard en volgen dezelfde bewaartermijn.

Cookies

DocentDesk gebruikt alleen functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden en, als je via een uitnodigingslink van een collega binnenkomt, een tijdelijke cookie (30 dagen) om die uitnodiging aan je aanmelding te koppelen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies; daarom zie je ook geen cookiebanner.

Subverwerkers

We gebruiken een klein aantal leveranciers om de dienst te leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Leerlingwerk (scans en uitgelezen antwoorden) wordt uitsluitend in de EU opgeslagen (Supabase, Frankfurt) en verwerkt: de AI-verwerking gebeurt bij Mistral AI (Frankrijk) en onze serverfuncties draaien in de EU (Vercel, Frankfurt). Partijen buiten de EU ontvangen hooguit docent-accountgegevens zoals een e-mailadres, afgedekt met SCC's.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Scans: volgens de bewaartermijn die je zelf instelt (bijvoorbeeld 30 dagen); daarna worden ze automatisch verwijderd. Optioneel wissen we dan ook de uitgelezen antwoordteksten.
• Account, toetsen, scores en feedback: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we alles, inclusief de scans.
• Factuurgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Inactieve accounts: is een account 24 maanden niet gebruikt, dan kunnen we het met de bijbehorende gegevens verwijderen. Je ontvangt vooraf een herinnering per e-mail.

Hoe we beveiligen

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer.
• Strikte toegangsscheiding per docent in de database: een docent kan alleen het eigen werk zien.
• Scans staan in een afgeschermde opslag; toegang verloopt via kort geldige, ondertekende links.
• Leerling-inzagelinks zijn onraadbaar en per leerling, en kunnen altijd worden ingetrokken.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Veel daarvan kan direct in de app (instellingen aanpassen, exports maken, account verwijderen); voor de rest mail je naar hallo@docentdesk.nl. Leerlingen en ouders kunnen hun rechten uitoefenen via de school of de docent; wij assisteren daarbij.

Ben je het niet eens met hoe we met gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen informeren we je via e-mail of in de app. Zie ook de algemene voorwaarden.