Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

De school of het bevoegd gezag is verwerkingsverantwoordelijke voor de leerlinggegevens en bepaalt het doel en de middelen van die verwerking. Basepay B.V., handelend onder de naam DocentDesk, gevestigd aan Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam (KvK 42081353, btw-nr NL869620174B01), is voor die leerlinggegevens verwerker en verwerkt ze uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de instellingen in het product.

Voor de accountgegevens van de docent zelf (naam, e-mailadres en abonnement) is DocentDesk wél verwerkingsverantwoordelijke; die verwerking staat beschreven in de privacyverklaring.

2. Onderwerp, duur en aard

• Doel (onlosmakelijk): de kern van de dienst, namelijk het scannen of uploaden van toetswerk, de tekstuitlezing (OCR), de score- en feedbacksuggestie per vraag en de resultaten en rapportage. De docent beslist; er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats.
• Doel (optioneel): functies die je per geval aan- of uitzet, zoals online toetsafname, de plagiaatcheck, de hulp-chat (Robin) en klas- of schoolinzicht. Deze verwerk je alleen als je ze gebruikt.
• Categorieën betrokkenen: docenten en leerlingen, onder wie minderjarigen. De verwerkingsverantwoordelijke staat in voor de grondslag van de verwerking van leerlinggegevens; DocentDesk biedt een PII-vrije werkwijze (labels of nummers in plaats van namen).
• Gegevens: e-mailadres (docent), toetsinhoud, gescand leerlingwerk, uitgelezen antwoordtekst, scores en feedback. Leerlinglabels kunnen PII-vrij zijn; een leerlingnaam is nergens verplicht.
• Duur: zolang het account of het school-/vakgroepcontract loopt, plus de afgesproken verwijdertermijn.

3. Beveiligingsmaatregelen

• Verwerking en opslag van leerlingwerk binnen de EU.
• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer.
• Toegangsscheiding op databaseniveau per docent (row level security): een docent kan uitsluitend het eigen werk benaderen.
• Afgeschermde bestandsopslag; toegang tot scans verloopt via kort geldige, ondertekende links.
• Dataminimalisatie: instelbare bewaartermijn waarna scans automatisch worden verwijderd, optioneel inclusief de uitgelezen antwoordteksten.
• Leerlingwerk wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

4. Geheimhouding

Iedereen die onder verantwoordelijkheid van DocentDesk toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding. Toegang is beperkt tot wat noodzakelijk is voor het leveren van de dienst en het oplossen van storingen.

5. Subverwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor de onderstaande subverwerkers. Een voorgenomen wijziging of toevoeging kondigen we minimaal zes weken vooraf aan, zodat je bezwaar kunt maken; bij een gegrond bezwaar zoeken we samen een oplossing of kun je de overeenkomst beëindigen. Met elke subverwerker zijn schriftelijke afspraken gemaakt die minimaal hetzelfde beschermingsniveau bieden.

Opslag van leerlingwerk vindt uitsluitend plaats in de EU (Supabase, Frankfurt). De AI-verwerking gebeurt in de EU (Mistral, Frankrijk) en de serverfuncties draaien in de EU (Vercel, Frankfurt). Voor zover docent-accountgegevens partijen buiten de EU bereiken, is dat afgedekt met EU-modelcontracten (SCC's).

6. Rechten van betrokkenen en bijstand

DocentDesk assisteert de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid) en, waar redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Veel verzoeken kan de docent direct zelf afhandelen in het product (scores corrigeren, scans verwijderen, exports maken, account verwijderen).

7. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert DocentDesk de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die nodig is voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

8. Controle en inlichtingen

DocentDesk stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en werkt mee aan audits door of namens de verwerkingsverantwoordelijke, maximaal eenmaal per jaar en na redelijke aankondiging, tenzij een incident vaker rechtvaardigt. Een geldige certificering (zoals ISO 27001) of een onafhankelijke auditverklaring kan als bewijs van naleving dienen. De kosten van een audit draagt de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij daarbij wezenlijke tekortkomingen aan het licht komen.

9. Bewaren, teruggave en verwijdering

• Tijdens de looptijd geldt de bewaartermijn die de docent of school in de instellingen kiest; scans worden daarna automatisch verwijderd.
• Bij beëindiging worden persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, of op verzoek eerst in een gangbaar formaat teruggegeven (export).
• Een docent kan het account en alle data altijd zelf volledig verwijderen.

10. Aansprakelijkheid

Een eventuele beperking van aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden geldt niet voor verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst of de AVG. Voor zover een betrokkene schade vergoed krijgt (AVG art. 82) of een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens wordt opgelegd, kan elke partij op de andere verhaal halen naar rato van ieders aandeel in de tekortkoming. Aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen daar niet tegen worden ingeroepen.

11. Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor het overige gelden de algemene voorwaarden en de privacyverklaring. Een ondertekenbare versie van deze overeenkomst voor je school of bestuur vraag je aan via hallo@docentdesk.nl.